Schluss mit Papierformularen, manueller Dateneingabe und verstreuten Dokumenten. Mit der neuen Formularfunktion wird für jeden Termin automatisch das benötigte Dokument erstellt – ausgefüllt, versendet und in Sekundenschnelle archiviert.
Warum wir diese Funktion entwickelt haben
Wir von agenda.ch arbeiten seit Langem mit Fachkräften im Gesundheitswesen, Therapeuten, Coaches und Kommunalverwaltungen zusammen. Dabei zeigte sich immer wieder, dass die Verwaltung von Terminunterlagen nach wie vor ein erhebliches Problem darstellt – sowohl für die Fachkräfte als auch für ihre Klienten.
Ein Patient füllt im Wartezimmer ein Gesundheitsformular aus. Eine Sekretärin überträgt die Informationen in die Software. Eine Gemeinde muss für jede Zimmerreservierung einen Mietvertrag aufsetzen. Das sind sich wiederholende, zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgaben – die keinen Mehrwert schaffen.
Die Formularfunktion wurde entwickelt, um genau diese Reibungsverluste zu beseitigen.
Was die Formularfunktion ermöglicht
Erstellen Sie individuelle Formulare. Gestalten Sie Ihre eigenen Formulare mit den benötigten Feldern: administrative Informationen, Gesundheitsfragebögen, Nutzungsbedingungen, Vertragsklauseln. Jeder Berufsgruppe kann seine eigene Vorlage festlegen.
Mit einem Klick per SMS senden. Aus der Patienten- oder Benutzerakte wird ein sicherer Link per SMS versendet. Der Empfänger antwortet direkt von seinem Smartphone aus, ohne eine App installieren oder ein Konto erstellen zu müssen.
Daten in die Datei integriert: Antworten werden automatisch in der entsprechenden Datei auf agenda.ch gespeichert. Keine manuelle Eingabe, kein Risiko von Verlust oder Übertragungsfehlern.
Automatische Dokumentenerstellung: Basierend auf den Daten in der Datei und den Antworten im Formular generiert agenda.ch automatisch das endgültige Dokument: Einverständniserklärung, Mietvertrag und Nachweisliste. Fertig zum Archivieren oder Unterzeichnen.
Zwei konkrete Anwendungsbeispiele
Therapieablauf: Bei Ihrer Ankunft oder vor Ihrem Termin erhalten Sie per SMS oder E-Mail einen Link zu einem Gesundheitsfragebogen. Sobald Ihre Antworten eingegangen sind, wird die Einverständniserklärung automatisch erstellt und Ihrer Patientenakte hinzugefügt.
Stadtverwaltung: Bei der Buchung eines Raumes über agenda.ch genügt ein einziger Klick, um einen vorausgefüllten Mietvertrag mit den Daten des Antragstellers, dem reservierten Zeitraum und den geltenden Geschäftsbedingungen zu erstellen. Das Dokument wird anschließend per E-Mail zur Unterschrift versandt.
Ein Integrationsansatz, kein zusätzliches Werkzeug
Die Stärke der Formularfunktion liegt in ihrer nahtlosen Integration mit agenda.ch. Die Formulare sind kein externes Modul, sondern greifen direkt auf die Daten in Ihren Dateien, Reservierungen und Ihrem Kalender zu. Es muss nichts synchronisiert oder exportiert werden.
Jede erfasste Information bereichert die bestehende Datei. Jedes generierte Dokument wird automatisch am richtigen Ort archiviert. Der Workflow Ihres Teams bleibt erhalten – er wird lediglich beschleunigt.
Hinweis: Formulare stehen für alle aktiven agenda.ch-Konten zur Verfügung. Die Ersteinrichtung – das Erstellen von Formularvorlagen und das Konfigurieren der generierten Dokumente – erfolgt direkt über Ihre Verwaltungsoberfläche.
Für welche Berufsgruppen?
Diese Funktion richtet sich an alle agenda.ch-Nutzer, die aktuell Dokumente im Zusammenhang mit ihren Terminen oder Reservierungen verwalten. Sie eignet sich besonders für Arzt- und Rettungsdienstpraxen, Therapeuten, Coaches, reglementierte Berufe, die eine schriftliche Einwilligung einholen, sowie für öffentliche Einrichtungen, die gemeinsam genutzte Räume verwalten.
📖 In Kürze verfügbar – Ausführlicher Hilfeartikel: Ein umfassender Hilfeartikel wird demnächst in unserem Support-Center veröffentlicht. Er enthält eine schrittweise Anleitung zur Konfiguration von Formularvorlagen, zur Anpassung generierter Dokumente sowie Best Practices speziell für Ihre Branche.