Foire aux questions (FAQ)

A qui s’adresse agenda.ch ?

Agenda.ch est utile à toute profession travaillant sur rendez-vous :

Santé : médecins généralistes et spécialistes, cabinets médicaux, cliniques et hôpitaux, médecins-dentistes, physiothérapeutes, secrétariats médicaux, laboratoires d’analyse, infirmiers, etc.

Soins et wellness: Centres de soins, épilations, massages, salons de coiffure, cours de yoga, etc.

Services : Centres d’appels, agences immobilières, assurances et banques, agents de voyage et tour-operators, livraisons, conseillers commerciaux ou techniques, etc.

Automobile : garagistes, auto-écoles, concessionnaires, etc.

Professions libérales : Experts comptables, consultants, notaires avocats, conseillers juridiques, architectes, etc.

Artisans : Plombiers, électriciens, décorateurs...

Sport : instructeur de sport, tennis, salles de fitness, salles de gym et musculation.

Est-ce que mes clients/patients auront accès à mon agenda, et peuvent-ils voir toutes mes disponibilités et les rendez-vous des autres clients/patients ?

Non ! Vous choisissez les créneaux d’ouverture que vous souhaitez ouvrir à la réservation par internet. Ainsi, lors de leur prise de rendez-vous, vos clients/ patient ne voient que si un créneau est disponible ou pas.

En aucun cas ils ne peuvent voir ou modifier les rendez-vous d’autres clients/patients.

Doit-on installer un logiciel ?

Non, il suffit de venir sur le site www.agenda.ch. Pour utiliser Agenda.ch côté professionnel, pour des raisons de sécurité et de rapidité, nous vous recommandons d'utiliser FireFox, Chrome, Internet Explorer (>7) comme navigateur. Agenda.ch coté client/patient fonctionne sur tous les navigateurs ainsi qu’en version téléphone mobile.

J’utilise actuellement un agenda papier, est-il facile de passer à agenda.ch ?

Oui ! Agenda.ch a les avantages du papier, et en plus, offre les possibilités de l’informatique et d’Internet.

Selon notre expérience, un petit temps d’adaptation est nécessaire pour ajuster vos habitudes sur agenda.ch, mais vous n’aurez pas envie de revenir en arrière.

Vous pourrez même, pendant la phase de transition, garder les deux en parallèle, et choisir ensuite la solution qui vous convient le mieux.

J’utilise déjà un autre agenda informatique, comment faire pour passer à agenda.ch ?

Agenda.ch vous propose d’importer directement vos données de calendrier actuel sous le format standardisé « ics ». Par exemple, si vous utilisez actuellement Outlook / lotus / macintosh / Google Mail ou Iphone, en quelques minutes le transfert sera fait vers agenda.ch, et vous n'aurez pas à remplir à nouveau manuellement votre agenda.ch.

Je gère déjà mon fichier client/patient de manière électronique, comment faire pour passer à agenda.ch ?

Agenda.ch peut vous assister de manière très rapide à importer pour vous votre fichier client/patient sous format tableur.

Nous pouvons également importer pour vous les données essentielles (nom, prénom, téléphones, dates de naissance, email, etc.) Ensuite, vous utiliserez agenda.ch et vos clients seront déjà enregistrés sur agenda.ch. Il est ainsi facile de retrouver ses patients.

Je possède déjà mon propre site Internet, est-ce que mes clients/patient peuvent prendre rendez-vous à partir de mon site ?

Oui, vous pouvez mettre un lien sur votre site qui permet la prise de rendez-vous directement depuis votre site Internet.

Chez nous, la prise de rendez-vous est compliquée, avec plusieurs prestations à des durées différentes, et plusieurs collaborateurs. Peut-on utiliser Agenda.ch ?

Oui, agenda.ch s’adapte à vos besoins ! Vous pouvez spécifier les types de prestation, la durée, le nom des collaborateurs qui fournissent la prestation, et ceux que vous "ouvrez" (c'est à dire: rendez disponible) sur internet.

Pour prendre rendez-vous, vos clients/patients peuvent choisir la prestation ainsi que la personne qui fourni la prestation.

Evidemment les clients/patients ne voient que les disponibilités que vous avez ouvertes à la prise de rendez-vous par internet, et jamais les noms de vos autres disponibilités !

Ils reçoivent un email de confirmation, ainsi qu’un email de rappel, et éventuellement un sms de rappel avant le rendez-vous.

Comment mes clients/patients vont-ils être informés que j’utilise agenda.ch, et qu’ils peuvent désormais prendre rendez-vous par internet ?

Lorsque vous rentrez une adresse email dans un fiche client/patient, si ce client/patient s’inscrit sur agenda.ch, il peut avoir directement accès à tout ses rendez-vous qu'il a pris avec vous, et recevra automatiquement des rappels.

Enfin vous pouvez mettre un message d’attente sur votre ligne téléphonique qui indique la possibilité de prendre rendez-vous par agenda.ch.

Pour tout inscription d’une année, nous vous fournissons gratuitement

• une affiche (pour votre salle d’attente par exemple)
• des petites cartes

L’affiche ainsi que ces cartes indiquent à vos clients/patients qu’ils peuvent désormais prendre rendez-vous avec vous par agenda.ch.

Vous pouvez aussi l’indiquer dans l’annuaire téléphonique papier.

Est-ce qu’on peut-on travailler à plusieurs et en même temps sur agenda.ch ?

Oui, le site a été prévu pour. Si quelqu’un effectue une modification, cela apparaît immédiatement chez les autres utilisateurs d’agenda.ch.

Est-ce que je peux consulter mon agenda depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet ?

Oui, vous devrez vous rendre sur pro.agenda.ch, puis indiquer votre email et votre mot de passe.

Comment éviter que les gens prennent des rendez-vous « pour tester » par internet.

Dans la réalité et selon notre expérience, il y a très peu de faux rendez-vous.

Toutefois, agenda.ch a prévu plusieurs systèmes pour les éviter.

D’abord, toute personne qui veut prendre rendez-vous doit s’identifier sur agenda.ch avec une adresse email valable.

Ensuite, la première fois qu’un client prend rendez-vous avec vous via agenda.ch, et qu’il n’a pas encore de fiche client/patient inscrite chez vous, ce rendez-vous vous sera signalé comme étant d’un nouveau client/patient et que vous pouvez choisir de valider manuellement. Par la suite, une fois que vous connaissez cette personne, les rendez-vous seront automatiquement validés.

Ainsi, vous avez donc un contrôle direct sur les inscriptions des personnes que vous ne connaissez pas.

La prise de rendez-vous par agenda.ch devient donc même plus fiable que la prise de rendez-vous par téléphone.

Finalement, c’est vous qui définissez vos plages horaires ouvertes à la prise de rendez-vous sur internet, vous contrôlez en permanence votre agenda.

Les personne ayant pris rendez-vous sur internet ne risquent-ils pas d’oublier leur rendez-vous et de ne pas venir ?

Au contraire ! Souvent les gens qui prennent rendez-vous par téléphone le notent sur un bout de papier et oublient de venir le jour venu. Avec agenda.ch, dès que le rendez-vous a été pris, un email de confirmation est envoyé. De plus, agenda.ch envoi automatiquement un email de rappel avant le rendez-vous, et si vous avez pris cette option, vous pouvez même envoyer un SMS de rappel quelques heures avant!

Ce système de rappel et très efficace pour diminuer radicalement les oublis de rendez-vous.

Est-ce que vous pouvez envoyer un email de confirmation et de rappel même si le rendez-vous est pris par téléphone ou directement ?

Oui, dès l’instant où vous avez entré l’adresse email de votre client/patient, ce dernier reçoit un email de confirmation ainsi qu’un email de rappel pour tout rendez-vous pris chez vous. Que le rendez-vous soit pris par agenda.ch, par téléphone ou directement avec la secrétaire.

Qu’est ce qu’il se passe si deux personnes prennent rendez-vous, en même temps et pour le même heure, sur internet ?

Si par hasard cette situation devait arriver, seul le rendez-vous de la première personne ayant confirmé le rendez-vous sera confirmé.

L’autre personne recevra un message lui indiquant que le créneau n’est plus libre, et il pourra choisir une autre date.

Comment accéder à mon planning si internet ne marche pas?

Agenda.ch est spécialement prévu pour continuer à être accessible en version « hors-ligne ». Ainsi, vous pouvez continuer à gérer votre emploi du temps, accéder à vos rendez-vous, noter les rendez-vous téléphoniques et même créer des fiches clients, même en cas de coupure d’internet.

Lorsque la connexion est rétablie, les changement que vous aurez faits seront automatiquement sauvegardés sur le serveur.

Ce système a en plus l’avantage de rendre agenda.ch plus rapide.

De plus, agenda.ch vous propose de vous envoyer tous les matins un email avec le planning de votre journée.

Comment gérer les urgences ?

Rien ne peut pas remplacer l’avis d’un professionnel. Ainsi, il sera toujours préférable que les rendez-vous urgents soient toujours pris par téléphone pour que vous puissiez analyser l’urgence, et le cas échéant, trouver un créneau disponible.

Peut-on imprimer le planning en avance ?

Oui. Ainsi, vous pourrez avoir également une version imprimée de votre agenda, et avoir votre journée de rendez-vous partout avec vous.

Comment faire si mon ordinateur tombe en panne ?

Agenda.ch est accessible depuis tout ordinateur connecté à internet. Ainsi, vous pourrez toujours consulter et gérer votre emploi du temps depuis un autre ordinateur. Bientôt, une version accessible par « iphone » sera prévue.

Agenda.ch est-il sûr et sécurisé ?

Agenda.ch a été créé par le fondateur du site Internet JobUP, avec une équipe d’informaticiens spécialisés dans la sécurité.

Le site utilise un protocole de cryptage SSL pour la partie de votre agenda. Ce système, utilisé aussi par des banques, permet d'échanger des informations entre deux ordinateurs de façon très sûre.

Est-ce que votre but est de remplacer les secrétaires ?

Au contraire !

La prise de rendez-vous par téléphone est une activité répétitive et qui fait perdre beaucoup de temps aux secrétaires et aux clients/patients.

Agenda.ch permet de réduire le nombre de téléphones, ainsi que le nombre de rendez-vous manqués.

Ainsi, les secrétaires, qui restent indispensables, auront plus de temps pour l’accueil, le service et la gestion.

De plus, agenda.ch est un service supplémentaire que vous offrez à vos clients/patients, qui peuvent ainsi prendre rendez-vous 24h/24 en toute confidentialité et choisir parmi de nombreuses disponibilités.

Les secrétaires qui utilisent agenda.ch en seront très satisfaites, car ce service fait gagner un temps précieux. Les rendez-vous sont notés plus rapidement, le téléphone sonne moins, les clients/patients se plaignent moins de l’attente au téléphone, et il y a beaucoup moins de rendez-vous oubliés.

45 CHF par mois, je trouve que c’est cher !

Avec agenda.ch, vous offrez un vrai service à vos clients/patients. Ces derniers peuvent prendre le rendez-vous le mieux adaptés à leur emploi de temps, 24h/24, simplement et sans vous déranger. Cela vous fait gagner du temps, fidélise votre clientèle, vous amène de nouveaux clients/patients attirés par la flexibilité du système.

Enfin, agenda.ch réduit sensiblement le nombre de rendez-vous oubliés.